3 raisons de ne pas utiliser WhatsApp pour communiquer avec vos équipes terrain

Les plateformes de messagerie personnelle comme WhatsApp ou Facebook Messenger font à présent parties intégrantes de notre vie quotidienne, le choix de les utiliser comme canal de communication interne pour les équipes terrain peut donc paraître évident. 

Elles sont faciles à utiliser, économiques et il est quasi certain que vos employés les aient déjà sur leur portable pour un usage personnel.

Mais en y regardant de plus près, elles pourraient ne pas être la meilleure solution à adopter.

Aussi pratique que ces plateformes soient, elles peuvent rendre la communication avec vos équipes terrain inefficace. Non seulement l’utilisation de ces canaux informels peut mettre en danger des informations confidentielles, mais elle peut également porter préjudice à l'ensemble de l'organisation.

Si vous utilisez actuellement une plateforme de messagerie personnelle pour votre communication interne, voici quelques défis auxquels vous pourriez être confronté: 

1. Il est difficile d’assurer la confidentialité des informations et la sécurité des données de l’entreprise. 

Les équipes terrain travaillent souvent dans des secteurs d'activités ou il y a une très forte rotation du personnel, comme par exemple le retail ou l'hôtellerie et la restauration. Les employés quittant si fréquemment l'entreprise, il est important d'avoir une stratégie pour traiter la question de la confidentialité.

Malheureusement les employés ayant quitté l’entreprise peuvent encore faire partie des groupes WhatsApp. Et même s’ils ont été retirés des groupes, les messages et les photos restent automatiquement enregistrés sur leur téléphone, ils peuvent donc encore y avoir accès.  

De plus, les applications comme WhatsApp ou n'importe qui peut être ajouté à un groupe, même sans son consentement, vont à l'encontre du Règlement général sur la protection des données (loi RGPD). Par ailleurs, Whatsapp a récemment mis à jour sa politique de confidentialité et il est devenu obligatoire pour les utilisateurs de partager leurs données personnelles avec Facebook, la société mère de WhatsApp.

2. Les plateformes de messagerie personnelle créent des silos qui empêchent la circulation de l'information

Les administrateurs ont peu de contrôle sur les informations partagées via les messages privés ou les groupes dont ils ne font pas partie. Par conséquent, les informations peuvent se retrouver entre de mauvaises mains et il y a un manque de visibilité sur l'expérience des équipes terrain.

3. Il est difficile de tenir les employés au courant

Si vous utilisez des plateformes de messagerie personnelle, vous n’avez pas la possibilité de signaler les mises à jour et les messages comme urgents, il est donc très complexe de s’assurer que les informations importantes ont été lues par vos équipes sur le terrain. C’est d’autant plus critique actuellement car, avec la crise sanitaire, les directives changent constamment, les équipes sur le terrain doivent utiliser de nouveaux outils et souvent mettre en place de nouvelles procédures opérationnelles avec un préavis de seulement quelques jours, voire de quelques heures.

Par ailleurs, les applications de messagerie personnelle ne permettent pas d'envoyer des messages ciblés à des groupes d'employés ou des services en particulier, à moins d’utiliser de multiples groupes WhatsApp. Ceci rend les communications très difficiles à gérer. 

Par ailleurs, ces plateformes ne permettent pas de demander leur avis aux équipes ou de facilement collecter des données sur leur état d’esprit de manière structurée. Ce qui signifie que les équipes sièges n’ont pas de visibilité sur le ressenti global des équipes sur le terrain. 

Il existe d'autres moyens de communiquer efficacement avec les équipes terrain, notamment en mettant en place un outil professionnel adapté.   

Pourquoi investir dans un outil de communication interne dédié à ses équipes terrain ? 

Mettre en place un outil de communication, spécialement conçu pour les équipes terrain, est essentiel pour les entreprises qui veulent réussir en 2021.

Un plateforme de communication professionnelle, comme YOOBIC, possède toutes les qualités qui font la popularité de WhatsApp c'est-à- dire, qu’elle est intuitive, facile de prise en mains, avec des notifications "push" et la possibilité d'ajouter des photos, des vidéos et des GIF, tout en restant professionnel.

Par ailleurs, les outils de communications professionnels proposent une messagerie sécurisée, via un chat instantané individuel, des groupes ou des messages ciblés. Cela permet de s’assurer que les bonnes personnes reçoivent toujours les bonnes informations. 

Un fil d’actualité intuitif permet de partager les mises à jour avec des groupes spécifiques d’utilisateurs. Les actualités et informations critiques peuvent être épinglées pour éviter de se perdre dans le flux d’information. Enfin, contrairement aux plateformes de messagerie personnelle, les personnes qui quittent l'application perdent immédiatement l'accès à celle-ci et à toute information sensible y figurant.

Avoir sa propre plateforme de communication professionnelle vous permet également de bénéficier d’analyses que vous ne pouvez pas avoir avec Whatsapp. Vous avez accès à des tableaux de bord vous indiquant le taux d'adoption, l'activité des utilisateurs et les commentaires. Cela vous permet de savoir si vos équipes consultent le contenu posté et d’avoir une meilleure idée de la manière dont elles interagissent avec leurs managers et avec leurs collègues.

Enfin, opter pour une plateforme de communication professionnelle vous donne accès à des services qui ne sont pas offerts par Whatsapp. Vous disposez toujours d'un point de contact fiable, comme votre Customer Success Manager ou l’équipe support, pour traiter les questions ou les problèmes que vous pourriez rencontrer.

En donnant à vos équipes terrain le bon outil de communication interne, vous pouvez maintenir tout le monde informé et connecté, tout en gardant les aspects personnels et professionnels séparés. 

Vous souhaitez en savoir plus sur comment YOOBIC peut vous aider à donner à vos équipes terrain un outil de communication interne sécurisé et ludique ?