Comment piloter son réseau de restaurants à distance

La plupart des chaînes de restauration ont toujours géré leur réseau principalement en personne via leurs équipes itinérantes régionales. La crise sanitaire a totalement bouleversé cette habitude.

Maintenant que le monde entier doit travailler à distance, les chaînes de restauration sont forcées de changer la façon dont elles gèrent leurs opérations et leurs équipes terrain. 

Non seulement il est possible de gérer son réseau à distance, mais c'est en fait une excellente occasion pour les restaurateurs de repenser leur organisation et leur façon de travailler. Le pilotage à distance permet d’assurer l’excellence dans son réseau tout en limitant les déplacements.

Voici quatre initiatives à mettre en place pour piloter votre réseau de restaurants à distance et de manière efficace :

1) Digitalisez la gestion des tâches

Lorsque l'on veut gérer des équipes à distance, digitaliser la gestion des tâches doit être la première étape du processus.

En effet, pour piloter votre réseau à distance, vous devez avoir la possibilité d’envoyer des tâches et check-lists aux restaurants, comme les procédures d’hygiène et de sécurité, les routines opérationnelles ou les rapports quotidiens ou hebdomadaires, et d’en suivre la réalisation. 

Cela permet de simplifier le travail des équipes terrain, car elles auront les informations dont elles ont besoin à portée de main.

Par ailleurs, une plateforme digitale de gestion des tâches vous donne accès à un historique complet de ce qui a été fait et de ce qui ne l'a pas été et vous aurez donc une visibilité complète sur l’exécution des opérations dans chaque restaurant. Vous pourrez ainsi très facilement identifier ceux qui ont réalisé les tâches dans les délais impartis et ceux qui pourraient avoir besoin de plus de soutien pour améliorer l'exécution des opérations.

La digitalisation des tâches est une étape indispensable si vous souhaitez piloter l’exécution dans votre réseau à distance.

C’est un énorme avantage autant pour les équipes sur le terrain, qui auront une vision claire de leurs priorités, que pour les équipes sièges qui pourront avoir une vue d'ensemble sur le réseau et prendre les mesures appropriées pour améliorer les performances des restaurants qui en ont le plus besoin.

2) Passez aux visites virtuelles

Les visites réalisées par les directeurs régionaux sont cruciales pour le succès d'un réseau dans des circonstances normales. La crise sanitaire les a rendu d’autant plus essentielles. Les équipes sur le terrain sont sous pression et ont besoin de soutien pour être guidées dans cet environnement incertain.

Cependant, les visites sont devenues de plus en plus rares depuis le premier confinement à cause des risques sanitaires liés aux visites en personne, des obligations de limitation des déplacements, mais aussi, car certaines enseignes de restauration ont dû malheureusement réduire les effectifs dans leurs équipes itinérantes.

Passer aux visites virtuelles, ou visites à distance, est une solution efficace pour assurer un niveau de support et de standard élevé malgré la situation.

Comment cela fonctionne-t-il ? Au lieu de se déplacer en personne pour réaliser leurs visites, les directeurs régionaux demandent aux restaurants de compléter eux-mêmes la fiche de visite en prenant des photos et des vidéos. Le/la responsable régionale peut ensuite consulter le rapport du restaurant et organiser une session par visio ou téléphone pour donner du feed-back au directeur/à la directrice du restaurant et décider du plan d’action.

Les visites virtuelles permettent aux équipes siège et régionales de savoir ce qu’il se passe sur le terrain en collectant des données sur la situation des restaurants sans les visiter : respect des directives, chiffre d’affaires, coûts de production, problèmes RH, etc. Cela permet de mettre en place des plans d’action à distance, sans avoir à faire courir de risques supplémentaires aux employés ou aux clients.

Le fait de ne pas avoir à se déplacer fait également gagner du temps aux équipes sur le terrain qui peuvent le consacrer au coaching et au support de tous les restaurants de leur zone, ce qui est souvent difficile à faire lorsqu'elles se déplacent d'un site à l'autre avec à peine le temps de traiter les informations.

En plus d'être pratique au vu des restrictions actuelles, la mise en place des visites virtuelles présente d'autres avantages. Tous les déplacements effectués habituellement sont coûteux (carburant et frais d'hébergement, etc.) et les heures passées en voiture par les équipes terrain sont du temps qui pourrait être consacré à des tâches qui ont plus de valeur ajoutée. Passer aux visites virtuelles permet de réduire les coûts de manière importante sur le long terme.

3) Utilisez les auto-évaluations

Gérer son réseau à distance signifie que les restaurants devront procéder à des auto-évaluations, au lieu d'être évalués par leurs managers.

Avec plus de travail que jamais et moins de personnel, demander aux équipes des restaurants d’évaluer également leurs propres performances peut sembler être une tâche assez importante.

C'est pourquoi il est important de donner à vos équipes les bons outils pour s'auto-évaluer facilement et efficacement. La création d'un formulaire d'évaluation digital, qui explique clairement les critères, leur permettra de donner aux équipes siège et régionales toutes les informations dont elles ont besoin afin qu’elles puissent créer un plan d'action sur-mesure en fonction de leurs besoins.

Lorsqu'elle est bien faite, cette démarche présente l'avantage supplémentaire d'encourager l'autonomie du restaurant et d'accroître l'engagement des équipes. Lorsque les employés ont une meilleure compréhension de ce sur quoi ils sont évalués et qu’ils sont capables de suivre leurs progrès, cela les motive à réussir en participant activement à leur propre développement.

A lire : Comment améliorer l'expérience des collaborateurs dans le retail et la restauration 

4) Facilitez la collaboration à distance entre les restaurants et les équipes terrain

En parlant de l'engagement des employés, comment maintenir l'engagement lorsque vous gérez votre réseau à distance ?

Mettez en place une plateforme de communication afin de garder toutes vos équipes connectées et informées des actualités et informations importantes du réseau.

Le fait de centraliser toutes vos communications en un seul endroit permet d’éviter les pertes d’information et les erreurs de communication. 

Les équipes des restaurants peuvent facilement trouver les documents ou infos dont elles ont besoin ou bien contacter directement les équipes régionales. Elles peuvent ainsi très rapidement avoir réponse à leurs questions ou problèmes concernant l’exécution, le management, les procédures, les mesures de sécurité COVID-19, et tout autre sujet pour lequel elles pourraient avoir besoin d'aide.

S'assurer que les équipes terrain se sentent soutenues de cette manière encourage un dialogue ouvert et une plus grande collaboration entre les restaurants, les équipes terrain et le siège. Ce sentiment de connexion et de travail d'équipe, lorsqu'il est entretenu, permet d’améliorer la satisfaction et réduire le turnover dans vos équipes.

Pour conclure, le contexte actuel est une opportunité pour les restaurateurs de repenser leur façon de gérer leur réseau sur le long terme pour être plus efficace et réduire certains coûts, tout en apportant le même niveau de soutien à leurs restaurants.

Lors d’une interview, Julien Perret, CEO de BCHEF a partagé avec nous comment YOOBIC lui a permis de renforcer l’engagement de ses franchisés et équipiers, maximiser l'efficacité de la formation initiale et améliorer l’exécution opérationnelle. « Nous recherchions un outil fédérateur et simple d’emploi afin d’assurer une bonne fluidité des échanges, et garantir l’homogénéité constante de notre réseau. YOOBIC a su apporter une réponse complète à nos besoins en nous accompagnant, au travers de sa plateforme, dans l’optimisation de l’engagement de nos équipes et la communication, la formation et l’exécution opérationnelle »

>> Visionnez le témoignage client de Julien Perret CEO du réseau de franchises BCHEF

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