5 motivi per rendere i tuoi Sales assistant più produttivi con le task digitali

Il mondo è diventato digitale anni fa. Ma per i dipendenti sul campo, utilizzare fogli di carta per completare i compiti di routine come le checklist e le ispezioni, rappresenta ancora lo status quo, anche nel 2021.

Un grande 73% dei dipendenti sul campo utilizza ancora fogli di carta sul luogo di lavoro, secondo il nostro ultimo sondaggio.

Download correlato: 2021 Frontline Employee Workplace Survey 

Il 71% dei dipendenti è consapevole che sarebbe più produttivo se le task di routine fossero digitalizzate.

Le aziende dipendono dai dipendenti sul campo in settori come il retail, l'ospitalità, la produzione e la logistica per mantenere e garantire  la promessa del marchio, ogni giorno. Quindi, se i dipendenti sul campo ricevono e completano i compiti nello stesso identico modo in cui lo facevano decenni fa, non saranno in grado di mantenere la promessa del loro marchio così rapidamente e accuratamente come potrebbero fare - e vorrebbero fare.

I tuoi dipendenti sul campo hanno bisogno di compiti digitalizzati per dare il loro meglio. Di seguito 5 motivi fondamentali per cui farlo.

1) Non hanno il tempo di cercare le informazioni

I compiti su carta portano via un sacco di tempo e interrompono il flusso di lavoro dei dipendenti sul campo.

 Questo perché i dipendenti in prima linea passano la maggior parte della giornata in movimento, e stampare, trovare, organizzare e archiviare compiti cartacei li allontana dal loro lavoro. Ci vogliono 23 minuti per recuperare la concentrazione dopo distrazioni come queste. Questo è tempo che i dipendenti sul campo semplicemente non hanno, specialmente in questo periodo in cui i loro carichi di lavoro e le responsabilità extra sono più grandi che mai. 

Queste interruzioni del flusso di lavoro hanno inoltre serie conseguenze sulla produttività, sull’efficienza, sul coinvolgimento ed anche sulle vendite. Un dipendente retail che deve correre al back office per stampare le guide linea per gli allestimenti delle vetrine non è disponibile per poter aiutare i clienti. Un dipendente di magazzino, che deve allontanarsi dal piano di fabbricazione per trovare le linee guida per le procedure nello schedario, diventa subito meno produttivo. 

D’altra parte, le task digitali possono essere mandante direttamente sul telefono o sul tablet  del dipendente. Gli spostamenti verso il back office, per stampare o per accedere all’archivio, che riducono la produttività non sono più necessari. Le interruzioni sono minimizzate, così i dipendenti sono più coinvolti nel loro lavoro e hanno più tempo per svolgere parti più incisive del loro lavoro. Questo ci porta al punto successivo…

2) Hanno lavoro di maggior valore su cui focalizzarsi

Il tempo speso in attività cartacee è tempo sprecato per i dipendenti sul campo, in quanto non posso utilizzarlo per svolgere compiti di maggior valore. Questo non vuol dire che completare le attività non sia importante. Ma quando i compiti sono su carta, un sacco di tempo viene impiegato in attività amministrative anziché destinarlo allo svolgimento di compiti più incisivi, fondamentali per generare profitto. 

Per i dipendenti retail, questo potrebbe essere aiutare i clienti. Per i dipendenti che operano nel settore della logistica, questo potrebbe essere verificare che i prodotti siano consegnati in tempo. In parole semplici, il lavoro di maggior valore è ciò per cui i tuoi dipendenti sono stati assunti e i compiti cartacei portano via tempo che dovrebbe, invece, essere destinato a queste attività.

Dal momento che non c'è nessun lavoro amministrativo che richiede tempo per le attività digitali, i team sul campo hanno automaticamente più tempo da dedicare alle attività che hanno un maggior impatto sul business.

Un altro aspetto positivo è che, avendo più tempo a disposizione, i lavoratori si sentiranno molto più appagati dal loro lavoro  e di conseguenza il livello di soddisfazione e di coinvolgimento aumenterà.

3) Hanno Bisogno di Istruzioni Chiare, Dettagliate e Descrittive

Se una foto ci racconta migliaia di parole, quante ne direbbe un pezzo di carta?

Non abbastanza per i dipendenti sul campo occupati ad eseguire compiti alla perfezione la prima volta. I team sul campo non hanno tempo per sedersi e decifrare le indicazioni. E mentre chi ha scritto le istruzioni può pensare siano chiarissime, chi le legge potrebbe benissimo pensare l’esatto contrario a seconda di tutta una serie di fattori come età, anzianità e modalità di apprendimento individuali. 

Parlando di modalità di apprendimento, il 65% della popolazione impara ed elabora le informazioni visivamente. Questo significa che una parte sostanziale di dipendenti sul campo può avere difficoltà a capire le istruzioni di testo, che tendono ad essere l'impostazione predefinita per i compiti su carta. E aggirare questo problema includendo più immagini e diagrammi nelle istruzioni cartacee non è la risposta. Questo perché non importa quanti diagrammi e descrizioni includano le istruzioni cartacee, esse sono ancora unidimensionali e non mostrano attivamente ai dipendenti come eseguirle perfettamente. Il risultato di tutto ciò è che i team sul campo avranno bisogno di più tempo per interpretare le istruzioni cartacee ed è più probabile che commettano errori. 

Con le task digitali, le istruzioni possono essere presentate in modo visivo e interattivo; ad esempio, potrebbe essere una checklist interattiva che spiega, passo dopo passo, con una foto e/o un video, ogni fase. C’è un motivo per cui tutti preferiremmo vedere un video su Youtube piuttosto che leggere un manuale di istruzioni - la prima opzione ci mostra come fare qualcosa, mentre la seconda ci dice come farla.

In più, quando i compiti sono digitalizzati, le organizzazioni possono sperimentare quale tra i diversi format di istruzioni funziona meglio e possono anche chiedere dei feedback ai loro team sul campo.

4) Non Hanno Tempo per i Cambiamenti 

I compiti su carta sono soggetti a errori, quindi c'è una maggiore possibilità che i  dipendenti debbano ripeterli in seguito.

I team sul campo non possono chiedere ad una pila di checklist, chiarimenti sulle istruzioni ricevute, o segnalare che non hanno il materiale di cui hanno bisogno. Inoltre, non possono ricevere un feedback immediato sul se hanno completato correttamente il compito o meno fino a quando il manager non avrà tempo per controllare. Questo significa che gli errori passano inosservati, assorbendo più tempo a posteriori quando devono essere corretti. 

E continuando ad utilizzare la carta, le organizzazioni contribuiscono a creare problemi che sono difficili da individuare fino a quando non si trasformano in un problema ancora più grande. Questo accade perché le organizzazioni hanno poca visibilità sui moduli cartacei, checklist ed istruzioni, finché qualcuno non  inserisce manualmente i dati su Excel o in un altro sistema. Nessuno è a conoscenza di quali dipendenti, negozi e regioni nello specifico, stanno utilizzando istruzioni vecchie o sbagliate per svolgere i compiti. Aggiornare le attività cartacee e accertarsi che tutti stiano utilizzando la versione corretta, può richiedere mesi, se non di più.

Le attività digitalizzate comportano l’apertura di un canale di comunicazione tra i team sul campo e il resto dell’organizzazione. I dipendenti possono chiedere aiuto e segnalare i problemi. I manager possono dare feedback ed individuare gli errori non appena si verificano. I compiti più obsoleti possono essere aggiornati all’istante, così tutti possono accedere alla versione corretta, ovunque si trovino.

5) Vogliono essere apprezzati per il loro duro lavoro

D'altra parte, i compiti su carta non danno alle organizzazioni visibilità su chi sta facendo un lavoro eccellente e merita un riconoscimento. La mancanza di riconoscimento è una delle maggiori sfide che i dipendenti sul campo dovranno affrontare nel 2021. 

Scarica il nostro “2021 Frontline Employee Workplace Survey” per saperne di più sulle 5 principali sfide che i team sul campo devono affrontare!

Generare responsabilità nella gestione delle attività è un modo efficace per affrontare questa sfida. Ma il problema con i compiti cartacei è che una firma, una data e un'ora scarabocchiata in fondo a una pagina è il massimo della responsabilità che si può ottenere. Potrebbero passare mesi o più prima che i dipendenti ricevano un riconoscimento per i loro contributi. Che senso ha fare di più rispetto a quanto richiesto se nessuno ti riconoscerà mai per questo?

Con le attività digitalizzate,scoprire chi c'è dietro l'esecuzione di un compito eccellente è semplice come un clic del mouse. La responsabilità e la trasparenza sono incorporate nei compiti digitali, il che è un punto di partenza per aumentare i livelli di coinvolgimento, dando ai team sul campo i riconoscimenti che meritano.

I compiti digitalizzati, rendono i tuoi dipendenti molto più produttivi, riducono il rischio di commettere errori e aumentano la soddisfazione lavorativa. Per dare ai tuoi dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per dare il meglio di sé nel 2021, getta compiti su carta lì dove devono stare: nel cestino del riciclaggio. 

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Il 71% dei lavoratori pensa che le attività digitalizzate li renderebbe più produttivi. Di cos’altro hanno bisogno per dare il meglio di sé quest'anno ? Abbiamo intervistato 1000 dipendenti sul campo per scoprirlo.

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