5 razones por las que sus empleados de tienda necesitan digitalizarse para ser productivos

Aunque hace ya años que el mundo está inmerso en un proceso de digitalización, todavía en 2021 hay empleados de tienda que siguen usando el papel para tareas rutinarias como las “check lists” o las inspecciones.

Según nuestra última encuesta, la friolera del 73% de los empleados de primera línea siguen utilizando formularios de papel en su lugar de trabajo, y el 71% de ellos saben que serían más productivos si sus tareas rutinarias estuvieran digitalizadas.

Accede a la encuesta completa 👉2021 Frontline Employee Workplace Survey

Los dependientes, los camareros o el personal que trabaja en tiendas, son fundamentales en el día a día de las empresas dedicadas al retail, la hostelería, la fabricación y la logística, para cumplir con las expectativas que la marca despierta en los consumidores. Por lo tanto, si estos empleados siguen recibiendo y realizando las tareas exactamente de la misma manera que lo hacían hace décadas, no podrán satisfacer esas expectativas con la rapidez y precisión que podrían -y querrían- hacerlo hoy en día.

Si quieres que tus empleados de tienda sean más productivos, te mostramos cinco razones para digitalizar ciertas tareas.

1) No tienen tiempo para buscar información

Las tareas realizadas en papel consumen más tiempo e interrumpen el flujo de trabajo de los empleados de tienda. El motivo es que este tipo de trabajo requiere pasar la mayor parte del día en movimiento y la impresión, búsqueda, organización y almacenamiento del papel les aleja de su objetivo. Se necesitan 23 minutos para recuperar la concentración después de este tipo de distracciones. Es un tiempo del que los empleados no disponen, especialmente en estos días en los que su carga de trabajo y sus responsabilidades adicionales son mayores que nunca.

Estas interrupciones del flujo de trabajo también tienen graves consecuencias en la productividad, la eficiencia, el compromiso e incluso las ventas. Si un dependiente tiene que ir a la oficina para imprimir las directrices que deben seguir para montar los escaparates, no estará disponible para ayudar a los clientes. Un empleado de almacén que tiene que salir de la fábrica para buscar en un archivador las directrices de un procedimiento es automáticamente menos productivo.

En cambio, si estas tareas están digitalizadas se pueden enviar directamente al teléfono o la tablet del trabajador. Ya no son necesarios los desplazamientos a la oficina o a la impresora que se cargan la productividad. Las interrupciones se reducen al mínimo, por lo que los empleados están más comprometidos con su trabajo y tienen más tiempo para dedicarse a tareas de mayor valor añadido. Lo que nos lleva a la siguiente razón...

2) Se pueden centrar en un trabajo de mayor valor

El tiempo que se dedica a las tareas basadas en papel es tiempo que los empleados de tienda no pueden destinar a actividades de mayor valor añadido. Esto no quiere decir que completar las tareas no sea importante, pero cuando las tareas se basan en el papel, se dedica una cantidad desproporcionada de tiempo al trabajo administrativo y ese tiempo sería mucho más eficiente si se dedicara a las actividades principales destinadas a incrementar los ingresos.

En el caso de los dependientes, por ejemplo, podría ser ayudar a los clientes o en el caso de los empleados de logística, podría ser asegurarse de que los productos se entregan a tiempo. En pocas palabras, el trabajo de alto valor es aquello para lo que realmente se les contrató y las tareas basadas en papel restan tiempo a este cometido.

Dado que digitalizar las tareas administrativas ahorra tiempo, los equipos de primera línea automáticamente disponen de más tiempo para dedicarse a las tareas que proporcionan a la empresa un mayor valor añadido. Otra de las ventajas es que, como los empleados tienen más tiempo para realizar trabajos de mayor valor, sus niveles de satisfacción y compromiso aumentan.

3) Necesitan instrucciones claras, detalladas y descriptivas

Si una imagen vale más que mil palabras, ¿cuántas palabras caben en un papel? No las suficientes para que, la primera vez que los ya de por sí ocupados trabajadores de tienda ejecuten una tarea, lo hagan a la perfección. Los equipos de tienda no tienen tiempo para sentarse a descifrar las instrucciones y, aunque quien las escribió pueda pensar que son muy claras, los empleados que las reciben, dependiendo de toda una serie de factores como la edad, la antigüedad y los estilos de aprendizaje individuales, pueden pensar exactamente lo contrario.

Hablando de estilos de aprendizaje, el 65% de la población aprende y procesa la información de forma visual. Esto significa que una parte importante de los trabajadores puede tener dificultades para entender las instrucciones con mucho texto, que suelen ser las predeterminadas cuando se describen las tareas en papel. Eludir este problema incluyendo más imágenes y diagramas en las instrucciones en papel no es la solución. Por muchos diagramas y descripciones que incluyan las instrucciones, siguen siendo unidimensionales y no muestran activamente a los empleados cómo ejecutarlas a la perfección. El resultado de todo esto es que, los equipos de tienda, necesitarán más tiempo para interpretar las instrucciones y probablemente cometan más errores.

Con las tareas digitales, las instrucciones pueden presentarse de forma visual e interactiva. Puede ser una lista de verificación interactiva donde, paso a paso, se muestre una foto para cada etapa o incluso un vídeo. Todos preferimos ver un vídeo de Youtube a leer un manual de instrucciones porque el vídeo nos muestra cómo hacer algo, mientras que un manual de instrucciones sólo nos dice cómo hacerlo.

Es más, cuando las tareas se digitalizan, las organizaciones pueden experimentar con diferentes formatos para ver cuál funciona mejor e incluso pedir su opinión a las propias personas de los equipos destinados en la primera línea.

4) No tienen tiempo para repetir las tareas

Las tareas basadas en papel son propensas a los errores, por lo que es más probable que los empleados tengan que volver a hacerlas nuevamente.

Los equipos de tienda no pueden pedir aclaraciones sobre las instrucciones de las “check lists” o no pueden informar de que no tienen los materiales que necesitan. Tampoco reciben información inmediata sobre si han completado o no correctamente la tarea hasta que un responsable tenga tiempo de revisarla. Esto significa que los errores pasan desapercibidos, lo que hace que se pierda aún más tiempo cuando hay que corregirlos.

Al seguir utilizando el papel, las organizaciones contribuyen a que los errores sean difíciles de detectar hasta que se convierten en algo aún mayor. Esto se debe a que las organizaciones tienen poca visibilidad de los formularios, “check lists” e instrucciones en papel hasta que alguien introduce manualmente los datos en Excel u otro sistema informático. Nadie sabe si determinados empleados, centros o incluso regiones enteras, están utilizando instrucciones obsoletas o incorrectas. Actualizar las tareas en papel y asegurarse de que todo el mundo utiliza la versión correcta puede llevar meses e incluso más tiempo.

En cambio, las tareas digitalizadas abren un canal de comunicación entre los equipos de tienda y el resto de la organización. Los empleados pueden pedir ayuda e informar de los problemas. Los directivos pueden dar su opinión y detectar errores en el momento en que se producen. Las tareas obsoletas pueden actualizarse en un instante, por lo que todos tienen acceso a la versión correcta, estén donde estén.

5) Quieren que se les reconozca su trabajo

Las tareas transmitidas en formato papel tampoco permiten a las organizaciones saber quién está haciendo un trabajo sobresaliente y merece reconocimiento. Hoy en día, la falta de reconocimiento es uno de los mayores retos a los que se enfrentan los empleados de tienda.

Descargue nuestra encuesta 2021 Frontline Employee Workplace Survey  para obtener más información sobre los 5 principales retos a los que se enfrentan sus equipos de primera línea).

Incorporar la responsabilidad en la gestión de tareas es una forma eficaz de abordar este desafío. El problema con las tareas en formato papel es que una firma, una fecha y una hora garabateadas al pie de una página es la máxima responsabilidad que se puede tener y pueden pasar meses antes de que los empleados reciban algún reconocimiento por sus contribuciones. ¿De qué sirve hacer mejor una tarea si nadie te lo reconoce?

Con las tareas digitalizadas, averiguar quién está detrás de un trabajo excelente está a un simple clic del ratón. La rendición de cuentas y la transparencia están integradas en las tareas en formato digital, lo que supone un paso adelante para aumentar los niveles de compromiso al dar a sus equipos de primera línea el reconocimiento que merecen.

Las tareas digitalizadas hacen que los empleados de primera línea sean más productivos, reducen el riesgo de error y aumentan la satisfacción laboral. Así que tire a la papelera de reciclaje las tareas expuestas en formato papel y proporcióneles las herramientas que necesitan para dar lo mejor de sí mismos.

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(El 71% de los empleados de primera línea cree que las tareas digitalizadas les harían más productivos. ¿Qué más necesitan para rendir al máximo este año? Hemos encuestado a 1.000 empleados de tienda para averiguarlo. Descargue la encuesta completa para obtener más información.