Vous avez peut-être vu certains supermarchés s'équiper de nouvelles applications mobiles, grâce auxquelles leurs clients peuvent scanner eux-mêmes leurs produits, remplir un panier, consulter la composition et même quitter le magasin sans passer par une caisse. L'utilisation du smartphone permet de gagner en efficacité et d'améliorer significativement l'expérience client.
Dans l’industrie de la restauration, la crise sanitaire a également poussé les entreprises à mettre en place et développer des outils technologiques similaires. De nombreux établissements permettent aux clients d'utiliser leurs smartphones pour consulter le menu, commander et payer, réduisant ainsi les risques de transmission du virus.
Alors que les enseignes développent de nouvelles applications mobiles destinées à rendre l’expérience client plus attrayante et efficace, nous pouvons donc nous demander pourquoi ces mêmes enseignes n’investissent pas autant dans les outils de travail de leurs collaborateurs sur le terrain ? De nombreuses enseignes souhaitent en effet déployer de nouvelles applications mobiles pour leurs équipes terrain, mais celles-ci ne sont pas systématiquement équipées de smartphones ou tablettes. Dans ce cas, quelle est la bonne stratégie pour les enseignes ?
La stratégie BYOD (Bring Your Own Device), ou PAP en français (Prenez vos Appareils Personnels), pourrait être la clé pour accélérer la digitalisation des outils de travail des équipes terrain et ainsi renforcer leur engagement et leur expérience.
Même si 67% des salariés utilisent leur smartphone personnel au travail , seulement 39% des entreprises ont formalisé une politique BYOD pour leurs collaborateurs. Certains freins peuvent expliquer ce retard et nécessitent d'être examinés avec attention avant de mettre en place une politique BYOD pour vos équipes terrain. Voici une liste des avantages et inconvénients afin de vous aider à déterminer si cette approche conviendrait à votre entreprise.
La transformation digitale est un moyen d'attirer et de retenir les meilleurs talents, un élément crucial pour les secteurs comme le retail ou l'hôtellerie et la restauration, avec un turnover très élevé. L’approche BYOD encourage justement les employés à utiliser leurs appareils mobiles personnels sur leur lieu de travail et permet ainsi aux entreprises de déployer de nouveaux outils mobiles plus rapidement. C’est un point très important car, dans un futur proche, les générations Y et Z seront les générations dominantes dans la main-d'œuvre mondiale. Pour 93 % des personnes de la génération Y interrogées, la technologie est reconnue comme un facteur déterminant dans le choix de leur futur lieu de travail. Par ailleurs, étant nés dans l'ère digitale, les demandeurs d'emploi de la génération Z sont également attirés par les employeurs férus de technologie.
Une politique BYOD aide également les employés à se sentir plus connectés à leur entreprise. Avec la bonne application, les smartphones et tablettes peuvent permettre une communication instantanée entre les employés à tous les niveaux de l'entreprise. Cette digitalisation favorise aussi le partage de bonnes pratiques, le feedback des employés, les échanges entre les équipes et le sentiment de reconnaissance et de considération. Selon une enquête récente, 58 % des employés sur le terrain disent qu’ils se sentiraient plus connectés à leur entreprise si les communications étaient accessibles sur mobile. Lorsqu'un employé se sent attaché à son entreprise, il est plus susceptible de se sentir épanoui dans son rôle et engagé dans son travail.
Lorsque les équipes en magasin ou en restaurant peuvent accéder instantanément aux informations dont ils ont besoin via leur propre smartphone, elles gagnent du temps et sont mieux équipées pour répondre aux besoins des clients. La mise en place d’une politique de BYOD permet ainsi d’améliorer la productivité.
Les “digitales workplaces”, ou plateformes collaboratives tout-en-un permettant de digitaliser la gestion des tâches, la communication et la formation, sont en forte croissance car elles permettent aux employés de terrain d’être plus productifs et engagés. En ayant accès à une plateforme collaborative, comme YOOBIC, sur leur smartphone, les employés sur le terrain n'ont plus à jongler entre différents outils ou bien attendre que la tablette partagée soit disponible. Ils gagnent un temps précieux et gagnent ainsi en productivité. En moyenne, un employé gagne 58 minutes par jour en utilisant un appareil personnel au travail. Ce qui signifie plus de temps pour des tâches à fortes valeurs ajoutées comme la vente, le conseil, et même la formation.
L'utilisation d'un smartphone personnel par les collaborateurs peut faciliter l'adoption de nouvelles applications digitales. Tout d’abord, le BYOD permet de favoriser l’adoption, car vos équipes utilisent l’application via un terminal qui leur est familier et avec lequel ils sont à l’aise.
Par ailleurs, pour certaines solutions comme les applications de communication interne ou de formation, le BYOD permet à chaque employé d’avoir son propre compte individuel et d’y accéder à tout moment. Ceci est impossible si les applications sont seulement installées sur un terminal partagé entre plusieurs employés.
Dans le cas du déploiement d’une solution de mobile learning, l'accessibilité est un facteur de succès essentiel. En effet, le BYOD permet aux collaborateurs d'accéder aux formations quand ils le veulent et où qu’ils soient : sur leur lieu de travail, mais aussi dans les transports en commun par exemple. Une politique de BYOD permet ainsi de donner accès à la formation à tous vos collaborateurs sans exception et de leur fournir les bonnes informations au moment où ils en ont besoin. D’ailleurs, selon une récente étude, 60 % des employés de terrain pensent qu’il serait plus facile de trouver du temps pour se former si celle-ci était accessible sur mobile.
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La grande majorité des employés de terrain possèdent un smartphone qu'ils utilisent au quotidien dans leur vie, en tirer parti sur le lieu de travail devrait donc être une évidence. Le BYOD permet aux entreprises de réduire les coûts, car elles n’ont pas à investir dans des appareils mobiles pour équiper leurs collaborateurs. Par ailleurs, comme les employés sont responsables de la réparation et de la maintenance de leurs appareils personnels, des économies sont réalisées sur les coûts de maintenance et sur l'assistance technique. Dans une étude, Cisco Consulting Services a constaté que, lorsqu'une politique de BYOD politique est correctement mise en œuvre, elle ne peut pas seulement réduire les coûts mais aussi créer de la valeur : $1 650 par employé en moyenne !
Par ailleurs, le BYOD permet d’améliorer l’attractivité de l’entreprise car elle apparaît plus flexible et moderne. Une politique de BYOD permet de déployer plus facilement des outils digitaux pour améliorer la productivité et l'épanouissement des employés, permettant ainsi d’améliorer la satisfaction au travail. Dans les secteurs du retail, de l’hôtellerie et de la restauration où le turnover est élevé et le remplacement des employés coûteux, la fidélisation des équipes est essentielle.
72 % des entreprises déclarent que la protection des données est leur principale préoccupation concernant l'utilisation d’appareils personnels au travail. De nombreux employeurs craignent que la présence d'informations propres à l'entreprise sur des appareils personnels entraîne des fuites de données en cas de perte, de vol ou de piratage.
Toutefois, les employés utilisent déjà leurs appareils personnels pour communiquer avec leurs collègues via des applications comme Facebook et Whatsapp. Cela comporte des risques majeurs pour la sécurité des données : si un employé quitte l'entreprise mais conserve son adresse électronique et son numéro de téléphone, il a toujours accès aux communications et aux données privées de l'entreprise. De même, si le téléphone d'un employé est volé, il est facile d'accéder à des informations professionnelles et d'en tirer profit.
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Il est beaucoup plus sûr pour les employés de communiquer en se connectant à une application professionnelle avec une adresse e-mail professionnelle qu'en utilisant leurs applications et comptes personnels. Une application professionnelle permet de sécuriser les données sensibles et de les rendre accessibles uniquement aux employés en poste. La mise en œuvre d'une politique de BYOD et l'investissement dans des applications spécifiques pour ces communications permettront de réguler les risques et d'éviter les violations de données.
Les politiques BYOD doivent être encadrées juridiquement, notamment par rapport à l'utilisation des données et les horaires d'accès aux applications professionnelles.
Pour les employeurs, le meilleur moyen de se protéger juridiquement lors de la mise en place d’une politique de BYOD au sein de son entreprise, est d'établir des conditions générales d'utilisation qui doivent être approuvées par chaque collaborateur avant la première utilisation.
Afin de supporter le déploiement d’une politique de BYOD, YOOBIC permet à ses clients d’intégrer des conditions générales d'utilisation entièrement personnalisables qui doivent être lues et acceptées avant la première utilisation de l'application afin d’éviter tout problème juridique.
Il est primordial pour tout employeur que ses collaborateurs aient un juste équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le fait de permettre à ses employés de pouvoir emporter leur travail chez soi par l’implantation de la stratégie de BYOD peut alors amener quelques réticences.
Mais en réalité les employés utilisent déjà leurs appareils personnels à des fins professionnelles. Selon une étude, plus de la moitié des employés âgés de 21 à 31 ans déclarent que si leur employeur interdisait l'utilisation d'appareils personnels au travail, ils trouveraient un moyen de les utiliser quand même.
Il est donc essentiel d’établir des limites claires entre le temps d’écran personnel et professionnel via des conditions générales d’utilisation qui garantissent le respect de la vie privée en dehors des heures de travail, comme par exemple la désactivation des notifications hors période de travail.
Dans l'ensemble, avec une planification, des applications et une gestion appropriées, le BYOD est une excellente option pour les entreprises qui souhaitent se digitaliser plus rapidement. Les statistiques parlent d'elles-mêmes : le BYOD stimule la productivité, réduit les coûts et accélère la transformation digitale.
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