Dans de multiples secteurs, les procédures d'audit et de visite sur sites sont des processus clés permettant d’assurer la conformité et le respect des standards.
Depuis le début de la pandémie, les responsables régionaux souvent en charge de ce processus sont particulièrement sollicités par les équipes sur le terrain. Il est donc indispensable qu’ils puissent préparer et réaliser leurs rapports de visite et d’audit de manière efficace, afin de pouvoir consacrer plus de temps à la formation et à l'encadrement de leurs équipes.
La plateforme YOOBIC permet aux responsables régionaux de réaliser leurs rapports de visites de manière digitale, simple et rapide. Voici 5 éléments qui permettent de rendre les procédures de visite et d'audit efficaces.
En savoir plus sur la digitalisation des visites et audits avec YOOBIC
Chaque rapport de visite est une mine d'informations sur la performance de chaque site.
Cependant, l’historique des rapports de visite n'est souvent pas utilisé efficacement ou même peu consulté, car les rapports sont difficiles à retrouver et à consulter rapidement. Sans utiliser ces données pour les guider, vos équipes régionales font leurs visites à l’aveuglette et ne peuvent pas s’appuyer sur des données concrètes afin de bien préparer leurs visites.
Avec YOOBIC, toutes les données des visites et audits précédents sont accessibles en un clic. C’est une aide précieuse pour les équipes itinérantes, car elles peuvent ainsi bien préparer leur visite avant de se rendre sur le site.
Par ailleurs, cela leur permet de gagner un temps précieux lors des visites, car elles peuvent vraiment se focaliser sur les points les plus importants, par exemple les éléments qui posaient problème lors de la dernière visite. Vos équipes peuvent également consulter les plans d’action des précédentes visites afin de voir s'ils ont bien été mis en œuvre.
Vos équipes itinérantes n’ont pas seulement accès aux rapports des visites précédentes, elles peuvent également consulter les indicateurs de performance de chaque site sur leur fiche.
YOOBIC vous donne la possibilité d’intégrer les données venant d'autres systèmes (par exemple le système de caisse ou l’ERP) dans l'application. Vous avez ainsi accès, depuis l’application, à tous les indicateurs essentiels afin d’évaluer la performance de chaque site : les ventes, le taux de conversion, le panier moyen, etc.
Cela permet à vos équipes régionales de déterminer, à l'avance, quels sont les sites les plus performants et ceux qui ont plus de difficultés. Lors de leurs visites, elles peuvent ainsi consacrer leur temps à analyser les problèmes qui ont un impact sur la performance et à mettre en place des plans d’action spécifiques pour chaque site.
Ainsi, au lieu de découvrir les problèmes à leur arrivée, vos équipes régionales se présentent à chaque visite avec des solutions concrètes.
Les responsables régionaux ont souvent plus d'une vingtaine de sites à gérer et beaucoup de points à aborder lors de chaque visite. Ils ne peuvent donc pas se permettre de perdre du temps à identifier des problèmes qui ne seront jamais résolus.
Via YOOBIC, les responsables régionaux peuvent immédiatement créer et assigner des plans d’action clairs aux équipes terrain au cours de la visite. Cela leur permet de gagner un temps précieux, car ils n’ont pas à renvoyer un rapport avec des plans d’action par e-mail plus tard. Par ailleurs, ils peuvent très facilement suivre le progrès de ces plans d’action au sein même de l’application en évitant les allers-retours avec les équipes terrain.
C'est également très utile pour les équipes terrain, car elles sont immédiatement informées de ce qu'il faut améliorer et de la façon dont il faut le faire. Elles peuvent ainsi travailler sur les changements à apporter sans devoir attendre les instructions quelques jours plus tard.
Les visites et audits sont vraiment l’occasion pour les équipes d’identifier les domaines dans lesquels chaque site a des lacunes afin de corriger les problèmes. Cela passe par la mise en place de plans d’action, mais aussi par la formation des équipes.
YOOBIC offre la possibilité à vos équipes itinérantes d’assigner des modules de microlearning aux équipes terrain à la fin de chaque visite. Cela permet de les aider à se former sur les sujets qui leur posent le plus de problèmes. Par exemple, si un responsable régional a identifié des problèmes concernant l'accueil client dans l’un des sites visités, il peut très facilement assigner un cours sur ce sujet aux équipes à la fin de sa visite.
Vos équipes terrain ont ainsi un rôle actif à jouer dans leur progression, ce qui leur donne le sentiment qu’on leur donne les moyens de réussir. Cela permet également de les faire monter en compétences et de les rendre plus autonomes sur le long terme.
Par ailleurs, en assignant des cours ciblés après chaque audit, il est beaucoup moins probable que les équipes terrain aient de nouveau à faire face aux mêmes problèmes lors de la prochaine visite.
YOOBIC calcule un score automatique pour chaque visite et vous permet d’avoir un aperçu en temps réel de l’activité et des résultats de toutes les visites dans des tableaux de bord consolidés. Cela permet de faire gagner beaucoup de temps aux équipes régionales, car elles n’ont plus besoin de réaliser leurs rapports manuellement à l'issue de chaque visite.
Mais YOOBIC vous permet également d’aller beaucoup plus loin pour évaluer et comprendre la performance de chaque site. Vous pouvez croiser les données des audits (par exemple le score global des audits) avec d’autres indicateurs, comme par exemple les données de vente ou la fréquence de visite, afin d’identifier les causes profondes de la performance de vos sites. Vous pourrez ainsi identifier très facilement des tendances et mettre en place des actions correctives concrètes sans avoir à passer des heures pour extraire et analyser des données dans Excel.
Vos équipes régionales peuvent par conséquent ajuster leur stratégie d'audit pour chaque site, ce qui permet d'obtenir des plans d'action encore plus adaptés et efficaces.
Par exemple, si certains sites peu visités par rapport à d’autres ont un score de conformité faible, alors vos responsables régionaux sauront qu'ils ont besoin de visites plus fréquentes. Si au contraire certains sites qui ont été très peu visités ont tout de même un score de conformité élevé, alors ils sauront que ces sites ont besoin de moins de support et ils pourront étudier et reproduire les bonnes pratiques de ces sites sur l'ensemble du réseau.
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La plateforme YOOBIC vous permet de digitaliser et optimiser vos processus de visite et audits pour gagner en efficacité et en performance.
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