Zéro papier : 5 raisons de passer aux checklists digitales

L'émotion vous envahit sûrement lorsqu’on fait référence à votre vieille collection de VHS ou votre Walkman (si vous les avez connus)...

Mais ces outils doivent rester à leur place, c'est-à-dire dans les années 90, car il existe aujourd'hui une façon plus moderne et plus efficace de procéder. 

Il est temps que les checklists papier, encore omniprésentes dans certains secteurs, suivent le mouvement et laissent place au numérique.  

Voici quelques exemples d’utilisation des checklists de contrôle : 

• Contrôles et inspections qualité
• Procédures hygiène et sécurité
• Rapports d’incidents
• Procédures d'ouverture et de fermeture de sites
• Rapport de non-conformité
• Inspections de livraisons
• Visites ou audits de site 

Quel est le point commun entre toutes ces procédures ?

Tout d'abord, elles sont toutes essentielles au bon déroulement des opérations, au maintien de la qualité des produits  et à la sécurité des employés et des clients.

Deuxièmement, elles sont encore souvent exécutées sur format papier. 

En effet, selon une étude réalisée par YOOBIC fin 2020, 74 % des employés sur le terrain en France dans les secteurs du retail, de l’hôtellerie-restauration, de l’industrie et de la logistique utilisent encore des formulaires et des checklists papier au quotidien.

Non seulement l'utilisation continue des formulaires et listes de contrôle papier sur le lieu de travail a un impact négatif sur la productivité, mais elle peut également avoir de graves conséquences sur la qualité et la sécurité. 

Voici 5 raisons d’abandonner le papier et de passer aux checklists digitales :

 1) Un gain de temps et une amélioration de la productivité

• Un gain de temps : la première raison évidente de passer aux checklist digitales et le gain de temps. Le temps perdu à collecter les données, remplir les formulaires et à les ressaisir manuellement sur Excel (ou autre) pourrait être consacré à des tâches à plus de valeur ajoutée. Les employés en magasins peuvent passer plus de temps avec les clients et les opérateurs de l'industrie et de la logistique peuvent accomplir les tâches plus rapidement et améliorer la productivité.
  
  
• Une simplification des tâches : les checklists digitales sont plus simples à mettre à jour, tout comme les  instructions et les étapes sont plus claires et plus faciles à comprendre et à exécuter pour les employés. Les checklists digitales vous permettent également d’intégrer des images ou vidéos, ce qui est impossible au format papier. Si vous utilisez une application mobile de checklists, vos employés peuvent remplir les listes de contrôle sur téléphone ou tablette. Ces outils mobiles sont beaucoup plus adaptés aux métiers de terrain et aux équipes en mobilité.
  
  

2) Amélioration de la fiabilité et standardisation des procédures

• Une réduction des erreurs : l'enregistrement des données à la main, puis la saisie manuelle dans Excel (ou un autre) sont deux processus extrêmement sujets à l'erreur humaine. Malgré nos meilleures intentions, les distractions arrivent, le temps est compté, et parfois relire l’écriture d’un collègue relève de l’impossible. Avec une checklist digitale, la collecte et la saisie des données ne se font qu'une fois, ainsi les informations collectées sont plus précises et fiables.
  
  
• Une mise à jour simple des procédures : modifier une checklist papier implique d'imprimer de nouveau les formulaires et de les redistribuer à tous. Vient ensuite la partie la plus complexe qui est de s'assurer que tout le monde utilise la nouvelle version au lieu de l'ancienne. Avec les checklist digitales, il est plus facile d'apporter des modifications, de contrôler les versions en cours et de les distribuer.
  
  
• Des procédures standardisées : le but d'une checklist est de s'assurer qu’une procédure est réalisée correctement et à chaque fois. Avec le papier, il est peu probable que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Avec des checklists digitales, et surtout via une application mobile, les entreprises peuvent être certaines que les procédures sont suivies et standardisées dans toute l’organisation.
  
  

 3) Une plus grande traçabilité et réactivité

• Une meilleure traçabilité :  le but des checklists de contrôle est d’assurer la bonne exécution d’une procédure par tous et dans tous les sites de l’organisation, particulièrement quand il s’agit de justifier la conformité à une réglementation en vigueur. Si votre "trace écrite" est sur papier, vous avez davantage de chances de perdre certaines informations. Les checklists digitales vous permettent d’avoir un historique complet de toutes les procédures réalisées et de trouver l’information très rapidement en cas de besoin.
  
  
• Plus de réactivité et d’agilité : si un problème ou une erreur se présente, les checklists papier ne permettent pas de réagir rapidement car un temps précieux est consacré à remonter l’information aux personnes concernées. Parfois, les erreurs ne sont identifiées que beaucoup plus tard lorsque les données sont re-saisies. Avec les checklists digitales, vous pouvez identifier les problèmes en temps réel et les résoudre immédiatement  car l’information est immédiatement envoyée aux personnes concernées.
  
  
• Récompenser les équipes plus facilement : la reconnaissance est cruciale dans des secteurs comme l’industrie et la logistique, où l'efficacité est le maître-mot. Cependant, ces employés se sentent souvent déconnectés et peu reconnus par le reste de l’organisation. Les checklists numériques permettent de simplifier leur travail, mais également d’identifier facilement les employés les plus performants afin de pouvoir les féliciter et les récompenser. 
  
  

4) Une plus grande visibilité sur l’exécution des tâches et des procédures

• Plus de données à analyser : les checklists sur papier ne permettent pas de collecter des informations riches comme des commentaires, des photos ou des vidéos car il serait beaucoup trop compliqué de les consolider et les analyser. Une plateforme ou une application de checklist digitale qui prend en charge les photos donne aux équipes siège une image encore plus complète de ce qui se passe sur le terrain.
  
  
• Une réduction du temps passé sur la consolidation des données : le passage aux checklists digitales est un gain de temps énorme pour les équipes siège car il permet d’éliminer entièrement les tâches administratives de ressaisie et de consolidation des données. Avec des checklists digitales, les données sont consolidées automatiquement dans des tableaux de bord afin d’être analysées.
  
  
• Une visibilité en temps réel : les secteurs qui utilisent le plus les checklists de contrôle sont généralement les secteurs dans lesquels les équipes sièges n'ont pas de vue directe sur ce qu’il se passe sur le terrain. Les données provenant de ces checklists permettent d’identifier les inefficacités et les problèmes et ainsi apporter un soutien supplémentaire aux équipes et aux sites peu performants. Si vous digitalisez vos checklists à l'aide d'une plateforme mobile comme YOOBIC, vous avez une vue d’ensemble et en temps réel de ce qu’il se passe sur le terrain, car vous avez accès à ces données immédiatement, au moment où elles sont saisies.
  
  

5) Une réduction des coûts

• Une réduction des dépenses papier : les checklists digitales permettent d’éliminer une partie de vos coûts d’impression et de maintenance des imprimantes
  
  
• Plus de frais de stockage du papier : les checklists papier doivent être conservées quelque part une fois terminées. Les espaces de stockage pour archiver les listes de contrôle peuvent rapidement devenir coûteux.
  
  
• Une réduction de l’impact environnemental : il est amusant de voir dans la signature de certaines entreprises qu'elles pensent aux arbres avant d'imprimer un email, mais qu'elles utilisent encore des tonnes de checklists papier dans leurs entrepôts, usines ou magasins. Les checklists digitales sont simplement plus respectueuses de l'environnement. 
  
  

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Pour conclure, les checklists digitales facilitent la vie des employés, réduisent les risques et les erreurs et donnent aux entreprises une visibilité en temps réel sur l’exécution des tâches et des procédures. Surtout, elles permettent d’améliorer fortement la productivité. D’ailleurs, selon une enquête réalisée auprès de 800 employés sur le terrain, 74 % d’entre eux pensent que digitaliser leurs tâches et processus les rendrait plus productifs.

Il est temps de vous débarrasser de vos checklists papier et de les mettre là où elles ont leur place : dans le bac de recyclage !

Digitalisez vos checklists, formulaires et procédures opérationnelles avec la plateforme digitale YOOBIC et obtenez une visibilité en temps réel de ce qui se passe sur le terrain!