Comment améliorer la conformité des standards opérationnels avec du temps et des ressources limitées

De nombreuses organisations ont des difficultés pour assurer la conformité des standards opérationnels dans leur réseau de points de vente. Ce n’est pas parce qu’elles ne connaissent pas le problème, c’est seulement parce qu’elles ne savent pas comment le résoudre.

Les responsables régionaux sont souvent en charge de vérifier et corriger les standards opérationnels. C’est là que réside le problème: ils sont peu nombreux et ont peu de temps mais un grand nombre de points de vente à gérer. De ce fait, les magasins ne sont pas visités assez souvent.

Chez YOOBIC, nous connaissons ces problèmes et nous savons les résoudre. Voici les 3 moyens qui nous permettent de vous aider à améliorer la conformité.

1. Visibilité en temps réel sur qu’il se passe sur le terrain

C’est surement la plus grande difficulté pour la plupart des distributeurs : ne pas savoir ce qu’il se passe sur le terrain en temps réel. Les équipes au siège ont des difficultés à obtenir des informations rapidement. Souvent, les données et informations prennent des jours, voire des semaines, à arriver au siège. Les responsables régionaux passent énormément de temps à récupérer toutes les informations et les organiser dans des rapports. Ce n’est productif pour personne.

Imaginez si vous pouviez obtenir toutes les données terrain dès qu’elle ont été collectées par vos équipes régionales. C’est la réalité de nos clients. Nous les aidons à obtenir une visibilité en temps réel sur les activités terrain.

En leur permettant de suivre des indicateurs clés et en constituant une librairie de photos, nos clients ont une vision quantitative et qualitative de ce qu’il se passe sur le terrain, en temps réel.

2. Créez et suivez les plans d’action efficacement

Quand les responsables régionaux visitent vos points de vente pour faire les audits et identifier les écarts, il doit y avoir un moyen de résoudre les problèmes. Malheureusement, beaucoup d’entreprises utilisent une multitudes d’outils inefficaces (papiers, excel, emails ou sms) pour tenter de résoudre les problèmes.

Les actions correctives à mettre en place par les points de vente sont donc impossible à suivre et les problèmes ne sont donc pas résolus comme ils devraient l’être.

Dans l’idéal, il faudrait utiliser un outil réunissant la collecte des données et le suivi des plans d’actions dans un seul endroit. Le processus d’identification et de résolution de problèmes serait beaucoup plus simple. Utiliser un seul outil permettrait aux organisations d’identifier et de résoudre les problèmes et écarts persistants.

Pour beaucoup de nos clients, l'habilité de créer et suivre des plans d’actions est précieuse. Les magasins peuvent corriger les problèmes facilement et par eux-même et ne se préoccupent pas des rapports à envoyer par la suite. Grâce à Yoobic, c’est automatique. Les responsables régionaux et le siège peuvent suivre la résolution des problèmes facilement et à distance.

3. Rendre vos magasins plus autonomes

Etant donné que les responsables régionaux ont peu de temps et de ressources, les magasins doivent devenir plus autonomes. Ils doivent pouvoir faire des audits eux même et être responsables.

Voici quelques exemples de ce que nos clients aiment faire. Ils mettent en place le format des audits dont ils ont besoin. Cela peut être la sécurité, l’hygiène et la qualité, le merchandising, l’agencement du magasin, et les responsables magasins effectuent leurs audits eux-même et prennent des photos pour fournir une représentation visuelle des éléments audités.

De cette façon, les responsables magasins deviennent autonomes dans la réalisation de leurs audits. Le siège et les responsables régionaux peuvent valider les audits et les photos et concentrer leurs efforts sur les points de vente qui en ont le plus besoin.

Voici quelques exemples qui vous montrent comment nous aidons nos clients à améliorer la conformité de leurs standards opérationnels.

Si vous voulez améliorer la conformité dans votre réseau, n’hésitez pas à nous contacter.